Buchhaltung als Kleinunternehmer erfolgreich selber machen!

Du willst ein Kleinunternehmen gründen oder hast bereits ein Unternehmen gegründet? Über kurz oder lang musst du dich auch mit dem Thema Buchhaltung als Kleinunternehmer beschäftigen. Aber keine Angst, du musst für die Buchhaltung als Kleinunternehmer kein Studium absolvieren oder eine langwierige Ausbildung machen.

Auf meiner Seite helfe ich dir, die Grundlagen der Buchhaltung speziell als Kleinunternehmer aber auch als regulärer Unternehmer zu verstehen und anzuwenden. Mit dem richtigen Know-how und den richtigen Werkzeugen ist die Buchhaltung als Kleinunternehmer einfach machbar.

Das Know-how, die Tipps, Tricks und Werkzeuge bekommst du natürlich hier auf meiner Seite Buchhaltung als Kleinunternehmer.

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Einführung in die Buchhaltung als Kleinunternehmer

Buchführungspflicht für Kleinunternehmer

Eine Buchführungspflicht ergibt sich entweder aus dem Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB) oder aus der Abgabenordnung (§ 141 AO).

Folgende Grenzen sind dort festgelegt:

• Du giltst als Kaufmann im Sinne des HGB, dann ergibt sich die Pflicht aus dem § 238 HGB
• Dein Unternehmen erwirtschaftet mehr als 600.000 € Jahresumsatz
• Du erwirtschaftest mehr als 60.000 € Jahresgewinn

Als Kleinunternehmer liegst du natürlich unter diesen Grenzen und bist erstmal nicht zu einer Buchhaltung verpflichtet.

Warum musst du dich als Kleinunternehmer trotzdem mit der Buchhaltung auseinandersetzen?

Es besteht für dich als Kleinunternehmer erstmal keine Pflicht zur Buchhaltung. Es gibt aber andere Anforderungen wie zum Beispiel Aufzeichnungspflichten, die du auch als Kleinunternehmer einhalten musst. Damit gelten für dich ebenfalls die Grundsätze der GoBD. Welche Anforderungen du gemäß der GoBD erfüllen musst, erkläre ich dir weiter unten.
Trotzdem wird es auch abseits dieser Pflichten viele Vorteile bringen, wenn du dich aktiv mit dem Thema Buchhaltung beschäftigst.
Natürlich werde ich dir hier auf meiner Webseite Buchhaltung als Kleinunternehmer die Grundlagen der Buchhaltung erklären. Ich werde dir auch ein Tool vorstellen, mit dem du alle anfallenden Aufgaben der Buchhaltung bis hin zur Einnahmenüberschussrechnung (kurz EÜR) selbst und ohne großen Aufwand erledigen kannst. Aber dazu später mehr.

Du fragst dich, was denn die Vorteile der Buchhaltung sein sollen? Na dann los….

7 Vorteile der Buchhaltung als Kleinunternehmer

1. Überblick über die finanzielle Situation

Als Erstes hast du mit einer eigenen Buchhaltung den kompletten Überblick über die finanzielle Situation deines kleinen (oder auch größeren) Unternehmens. Du kannst finanzielle Entscheidungen besser planen und mit dem richtigen Tools sogar auf einfache Art und Weise die steuerlichen Auswirkungen abschätzen.

2. Die Buchhaltung ist Grundlage der jährlichen EÜR

Zum Jahresende musst du deinen Gewinn ermitteln und eine Steuererklärung abgeben. Seit 2017 muss auch ein Kleinunternehmer eine Einnahmenüberschussrechnung durchführen und die Anlage EÜR zur Steuererklärung abgeben. Eine formlose Gewinnermittlung beispielsweise mittels EXCEL ist nicht mehr zulässig.
Wenn du eine Buchhaltung machst, ist die Erstellung der EÜR viel einfacher. Das Tool, dass ich dir später für die Erledigung der Buchhaltung vorstellen möchte, erledigt die EÜR übrigens automatisch für dich.

3. Vereinfachte Umsatzsteuervoranmeldung z. B. bei Reverse Charge

Auch wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuererklärung abgeben musst, kommt heute fast keiner mehr ohne Facebook, Google oder Amazon aus. Beziehst du Waren oder Dienstleistungen aus dem (EU-) Ausland, kommt oftmals das sogenannte Reverse Charge- Verfahren (§ 13b UStG) zur Anwendung. Ab diesem Zeitpunkt musst du auch als Kleinunternehmer Umsatzsteuer abführen. Machst du eine ordentliche Buchhaltung, vereinfacht das den Prozess gewaltig. Natürlich hilft dir auch dabei wieder ein gutes Werkzeug.

4. Vereinfachte Anlagenbuchhaltung und Abschreibung

Kaufst du Fahrzeuge, Maschinen, Geräte oder Werkzeuge über 250€, musst du auch als Kleinunternehmer ein Anlagenverzeichnis führen und sogenannte Abschreibungen (kurz AfA) durchführen. Die Buchhaltung hilft dir dabei und erledigt das für dich. Genaueres dazu zeige ich dir in meinem Artikel über die Absetzung für Abnutzung (AfA).

5. Konformität zur GoBD

Du hast bestimmt schon von der DSGVO gehört? Für die Buchhaltung und Aufbewahrung von Dokumenten gibt es eine ähnliche Vorschrift. Die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“ gibt konkrete Vorgaben, wie deine Belege, Rechnungen etc. aufbewahrt werden müssen. Eigentlich kommst du auch als Kleinunternehmer nicht an einer GoBD- konformen Archivierung deiner Belege herum denn es drohen empfindliche Geldbußen bei Nichteinhaltung. Die einfachste Möglichkeit dafür ist eine GoBD- konforme Buchhaltungssoftware.

6. Gezielte Kommunikation mit deinem Steuerberater

Spätetestens wenn dein Unternehmen wächst, wirst du einen Steuerberater, vielleicht auch einen externen Buchhalter brauchen. Je besser du dich mit dem Thema und dem Wording im Bereich der Buchhaltung auskennst, desto besser, effizienter und einfacher wird die Kommunikation zwischen euch werden.
Natürlich bist du dann auch in der Lage, die Arbeit zu kontrollieren und behältst die Kontrolle.

7. Der Blick über den Tellerrand

Den letzten  Punkt sehen viele eher als Nachteil an. Für mich ist es aber ein wichtiger Vorteil.
Als Unternehmer müssen wir uns ständig weiterentwickeln. Wir müssen stetig Neues lernen und unsere Komfortzone verlassen. Je mehr wir aus den unterschiedlichsten Bereichen wissen desto  besser werden wir.
Das Wissen über die Buchhaltung und die damit verbundenen Einblicke in dein Unternehmen und steuerliche Hintergründe, die Möglichkeit zu fundierten Entscheidungen und der damit verbundene Blick über den Tellerrand sind wertvolle Vorteile die du auch als Kleinunternehmer erlernen und nutzen.

Stichwort GoBD

Die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“ gelten auch für uns als Kleinunternehmer, denn wir schreiben Belege, zum Beispiel Rechnungen und wir erhalten auch Belege. Diese Belege müssen natürlich aufbewahrt werden.
Die Kleinunternehmerregelung stellt ja lediglich eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht dar. Andere unternehmerische Pflichten gelten trotzdem.

Die 6 Forderungen der GoBD

Die GoBD stellt sechs Forderungen auf, die du bei der Buchhaltung auch als Kleinunternehmer beachten musst. Als nächstes möchte ich dir diese Forderungen kurz vorstellen.

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Alle Buchungen sowie Belege etc. müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (fürs Finanzamt) nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Bei einer Betriebsprüfung musst du jeden Geschäftsvorfall erklären und anhand von Belegen nachweisen. Du benötigst eine Verfahrensdokumentation für den Umgang mit elektronischen Belegen. Wie so eine Verfahrensdokumentation aussehen kann, habe ich in einem eigenen Artikel für dich zusammen gefasst.

2. Vollständigkeit und Richtigkeit

Du musst alle aufzeichnungspflichtigen Unterlagen aufbewahren. Das sind beispielsweise Rechnungen, Angebote, E-Mails und Anhänge mit geschäftlichen Dokumenten. Du musst sicherstellen, dass vom Erhalt der Dokumente bis zur Erfassung nichts verloren geht.

3. zeitnahe Buchung und Aufzeichnung

Sobald du Bargeschäfte durchführst, musst du täglich eine Kasse führen. Bei Überweisungen musst du die Buchung innerhalb von 8 bzw. 10 Tagen erfassen.

4. Ordnung, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit

Du musst alle Unterlagen leicht auffinden können und sie vor Verlust schützen. Die Belege auf dem eigenen Rechner zu speichern, reicht dabei nicht aus. Am Besten speicherst du alle Belege in einem entsprechenden Cloud- Speicher oder gleich in deiner Buchhaltungssoftware.

5. Unveränderbarkeit

Du musst deine Dokumente, Unterlagen sowie Belege so speichern, dass eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist. Eine revisionssichere Software unterstützt dich dabei natürlich.

6. Zugriff durch das Finanzamt

Die GoBD legt auch fest, dass das Finanzamt Zugriff auf deine Daten haben muss. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder das Finanzamt bekommt direkten Zugang zu deiner Software oder du kannst die Daten in verschiedenen Formaten (z.B. Datev) exportieren und übergeben. Eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht dir das natürlich.